Auf dem Schreibtisch stapeln sich die Aufgaben, das Pensum ist kaum zu schaffen: Wer solch eine Situation im Job schon erlebt hat, weiß allzu gut, wie unzufrieden das machen kann.
Besser ist es dann, man geht der Ursache auf den Grund und spricht mit der Chefin oder Chef darüber. Dann sollten Beschäftigte allerdings auch wissen, wie sie dabei vorgehen, erklärt der Karrierecoach Bernd Slaghuis.
Wie spreche ich meinen Chef auf das Thema an?
Slaghuis rät zunächst zu einer Unterscheidung: Handelt es sich um eine kurzzeitige Belastungsspitze? Oder sind die anfallenden Aufgaben in der regulären Arbeitszeit dauerhaft nicht zu schaffen? Bei einem solchen Dauerzustand sollten Mitarbeiter mit ihrer Führungskraft über die belastende Situation sprechen, sagt der Experte.
Wichtig sei aber, sich zunächst selbst klar darüber zu werden, worin der Grund für die hohe Arbeitsbelastung liegt. Ist es die schiere Menge an Arbeit, die hohe Komplexität der Aufgaben oder sind es ineffiziente interne Prozesse und Strukturen?
Falls diese Gründe ausfallen: Sind es womöglich eine eigene fachliche Überforderung oder ein überdurchschnittlicher Perfektionismus, die einem im Weg stehen? „Diese ehrliche Problemanalyse ist wichtig, um entweder selbst oder aber gemeinsam mit dem Chef an einer Lösung zu arbeiten“, sagt Slaghuis.
Steht der Gesprächstermin, ist die eigene Haltung entscheidend. Keineswegs sollten Mitarbeiter als das hilflos überforderte Opfer der Umstände in die Unterhaltung hineingehen und der Chefin oder dem Chef etwas vorjammern, sagt der Fachmann. Stattdessen sollte der Arbeitnehmer als Kollege und Teil des Teams auftreten und als solches darüber sprechen, wie belastend die Situation wahrgenommen wird – und welche Lösungsideen es gibt. Hilfreich seien dabei Ich-Botschaften. Kein guter Begleiter ist dagegen Emotionalität.
Wann ist ein günstiger Zeitpunkt für die Aussprache?
Mitarbeiter und ihre Führungskräfte sollten in Absprache immer die Zeit finden, über belastende Themen zu sprechen, sagt der Karrierecoach. „Es geht hier nicht wie bei einer Gehaltsverhandlung um den idealen Zeitpunkt, zu dem ein Chef besonders wohlwollend ist, sondern um die gemeinsame Besprechung des Themas und Lösungsfindung.“
Eine chronisch zu hohe Arbeitsbelastung von Mitarbeitern sei ein ernstzunehmendes Thema, das die Gesundheit von Mitarbeitern gefährde, sagt Slaghuis. Daher sollten Chefs das Thema nicht zwischen Tür und Angel behandeln, sondern sich gemeinsam mit ihren Mitarbeitern oder dem ganzen Team ausreichend Zeit nehmen, sagt Slaghuis. „Denn sowohl Führungskräfte als auch ihre Mitarbeiter haben das gleiche Ziel: als Team einen guten Job zu machen.“
Wie finden Chef und Mitarbeiter zu einer gemeinsamen Lösung?
Mitarbeiter sollten sich laut dem Experten zunächst selbst oder im Team Gedanken machen, was erforderlich ist, um die individuelle Arbeitsbelastung zu senken.
„Chef, wir brauchen mehr Leute!“ – das sei die von Mitarbeitern bevorzugte Forderung, die jedoch meist auf Ablehnung stoße. Der bessere Weg wäre zu überlegen: Was können die Kollegen im Team dazu beitragen, dass die Belastung geringer wird? Und was liegt auch in der Verantwortung des Chefs? Welche Prozesse lassen sich verschlanken oder stärker automatisieren? Hakt es in den Schnittstellen zu anderen Bereichen? Sind die Anforderungen an eine Aufgabe klar formuliert?
Mitarbeiter und Chefs sollten hierzu sachlich ihre Ideen zur Lösung des Problems austauschen. „Erkennt eine Führungskraft das Problem nicht oder spielt es herunter, sollten Mitarbeiter die Konsequenzen verdeutlichen“, rät der Experte: Was könnte passieren, wenn sich an der Situation nichts verändert?
Es gehe nicht um eine Drohung, sondern um Klarheit, sagt Slaghuis – etwa darüber, dass es zu Arbeitsrückständen kommt, die Gefahr für Fehler ansteigt oder Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen können. (dpa/tmn)
