Wie Selbstmanagement den Arbeitsalltag erleichtert

Die Aufgaben stapeln sich, man weiß kaum noch, wo oben und unten ist und der Tag hat nicht genug Stunden, um alles zu schaffen. Die Arbeitswelt wird eher komplexer als einfacher und die To-dos sind vielfältiger denn je. Wer da nicht untergehen will, sondern lieber einen kühlen Kopf bewahrt, ist gut beraten, sich selbst du strukturieren. Welche Ansätze da helfen können, haben wir zusammengefasst.

To-do-Listen

Der effektive Klassiker: To-Do-Listen sind eine bewährte Methode, um den Arbeitsalltag zu strukturieren und sich die Aufgaben „aus dem Kopf zu schreiben“. Im Schriftlichfesthalten erlangt man Klarheit über das, was zu erledigen ist. Wer seinen Tag damit beginnt, die anstehenden Aufgaben niederzuschreiben und sie nach Dringlichkeit zu organisieren, schafft Ordnung und Struktur. Der Vorteil dieser Methode liegt auch in der Visualisierung der Ziele: Sie sehen auf einen Blick, was noch zu tun ist, und können Ihre Fortschritte verfolgen. Das Abhaken erledigter Aufgaben gibt zudem ein Gefühl der Erfüllung und Motivation weiterzuarbeiten. Natürlich funktioniert die Methode auch mit einem digitalen Tool.

Zeit schaffen

Planen Sie feste Zeitfenster für bestimmte Aufgaben oder Projekte ein. Anstatt den ganzen Tag flexibel und ständig erreichbar zu arbeiten, reservieren Sie beispielsweise zwei Stunden für konzentriertes Arbeiten. Schalten Sie Ihr Handy stumm, schauen Sie nicht in die E-Mails, sondern reservieren Sie diese Zeit exklusiv für eine Aufgabe. Diese Technik fördert die Fokussierung und minimiert Ablenkungen. Man lernt zudem, bessere Einschätzungen zum Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben geben zu können, was langfristig zu einer realistischeren Planung führt. Durch regelmäßige Pausen zwischen den Blöcken bleibt die Produktivität hoch und Stress wird reduziert.

Sich selbst kennenlernen

Regelmäßige Reflexion ist eine wertvolle Methode zur Selbstorganisation im Berufsleben. Nehmen Sie sich beispielsweise am Ende jeder Woche Zeit, um Ihre Erfolge und Herausforderungen zu analysieren. Schauen Sie sich an, welche Ziele erreicht wurden und wo Verbesserungsbedarf besteht. Diese Praxis fördert nicht nur das Bewusstsein für eigene Stärken und Schwächen, sondern hilft auch bei der Anpassung Ihrer Strategien für die kommende Woche. Das steigert Ihre Motivation durch das Feiern kleiner Erfolge.

Digitale Helferlein

Digitale Tools zum Projektmanagement oder Kalender-Apps helfen, den Arbeitsalltag effizienter zu strukturieren und Teammitgliedern zugänglich zu machen, ohne unnötige Absprachen treffen zu müssen. So lassen sich Aufgaben simpel verwalten, die Kommunikation wird erleichtert und Transparenz geschaffen. Der Vorteil dieser digitalen Lösungen liegt in ihrer Flexibilität: Sie können von überall auf Ihre Daten zugreifen und haben stets einen Überblick über Ihre Projekte und Termine. Dies steigert nicht nur die Produktivität, sondern reduziert auch Stressfaktoren im Alltag.

Abgeben können

Delegation ist eine wichtige Methode zur Selbstorganisation. Identifizieren Sie Aufgaben, die andere Teammitglieder übernehmen können, um Ihre eigene Arbeitslast zu reduzieren. Durch das gezielte Delegieren von Aufgaben können Sie sich auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren und gleichzeitig das Potenzial Ihres Teams nutzen. Dadurch wird Teamarbeit gefördert und Vertrauen geschaffen: Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und sind motivierter, Verantwortung zu übernehmen. Zudem verbessert Delegation die Effizienz des gesamten Teams und ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit besser zu managen. 

EINIGE METHODEN

Seien Sie SMART

Die Methode der SMART-Ziele hilft Ihnen, klare und erreichbare Ziele zu formulieren. SMART steht für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Indem Sie Ihre Ziele nach diesen Kriterien definieren, schaffen Sie eine solide Grundlage und Klarheit für Ihre Planung. Die Methode zielt darauf ab, mit klarer Haltung den Aufgaben gegenüber Motivation zu schaffen und eine Messbarkeit zu erreichen. So sehen Sie schnell, wenn Sie auf Hindernisse stoßen, und können Ihre Prioritäten entsprechend ändern.

Nach italienischer Art

Der Unternehmer Francesco Cirillo entwickelte eine effektive Methode zum Projekt- und Zeitmanagement. Er nannte sie Pomodoro-Technik, nach der Küchenuhr in Form einer Tomate, die bei ihm zu Hause stand. Bei dieser Technik geht es darum, in festen Intervallen – genannt Pomodori - von 25 Minuten zu arbeiten, gefolgt von fünfminütigen Pausen. Nach vier Pomodori legt man eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten ein. Diese Struktur fördert die Konzentration und verhindert Ermüdung. Mit dem Setzen von Zeitlimits vermeiden Sie Ablenkungen und können Ihre Aufgaben schneller erledigen.

In Kategorien denken

Die Eisenhower-Matrix hilft, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Teilen Sie sie dafür in vier Kategorien ein: wichtig und dringend, wichtig, aber nicht dringend, dringend, aber nicht wichtig, sowie weder dringend noch wichtig. Diese Methode ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und unwichtige Tätigkeiten zu delegieren oder ganz zu streichen. Diese Methode schafft – auch optisch – eine klare Priorisierung und bringt mehr Effizienz in den Berufsalltag.

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